Términos y Condiciones de Uso

Versión 1.0 · Vigente desde el 8 de octubre de 2026

1. Quiénes somos y aceptación

Kovive360 es una plataforma de HSMART S.A.S., NIT 901.554.594-9, con domicilio en Bucaramanga, Colombia («HSMART», «nosotros»). Contacto: info@kovive360.com y +57 320 981 6219.

Estos términos regulan el uso de la app Kovive360 (Android, iOS y web) por parte de cualquier usuario. Los aceptas al marcar la casilla al crear tu cuenta o al aceptar una nueva versión. Esa aceptación electrónica tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Si no estás de acuerdo, no uses la plataforma.

Debes ser mayor de 18 años para crear una cuenta. La relación comercial entre HSMART y la copropiedad o empresa que contrata Kovive360 se rige además por su contrato. Si hay contradicción entre ese contrato y estos términos, el contrato prevalece en lo que toca a esas partes.

2. Definiciones

• Plataforma: la app Kovive360, su versión web, el portal de proveedores y sus funciones.
• Cliente: la copropiedad, administración, inmobiliaria, empresa de supervisión o persona que contrata Kovive360.
• Administración: las personas que el Cliente autoriza para configurar y gestionar su conjunto en la plataforma.
• Usuario: toda persona con cuenta: propietarios, residentes, arrendatarios, administración, consejo, portería, mantenimiento, proveedores y demás perfiles.
• Contenido: la información, textos, imágenes, archivos y mensajes que los usuarios cargan o envían.

3. Qué es Kovive360 y qué no es

Kovive360 es software para apoyar la administración y la convivencia en propiedad horizontal: comunicación, citofonía, control de visitantes y paquetes, reservas, PQR, recibos y cartera, asambleas, mantenimiento, proveedores y otros módulos.

HSMART no administra tu conjunto. La copropiedad, a través de su administración, decide qué módulos usa, quién tiene acceso y con qué rol, qué información registra y cómo resuelve los asuntos de la comunidad: cobros, sanciones, autorizaciones de ingreso, reservas, respuestas a PQR y convocatorias. Las reclamaciones sobre esas decisiones se dirigen a la administración.

4. Tu cuenta

• Da información verdadera y mantenla actualizada.
• Tu cuenta y tu contraseña son personales e intransferibles. No compartas tu cuenta con otras personas, aunque vivan contigo. Cada miembro del hogar puede tener su propia cuenta vinculada a la misma unidad. Compartir una cuenta puede hacer que pierdas llamadas, que otros vean tu información o que la sesión se cierre en todos los teléfonos cuando alguien cambie la contraseña.
• Eres responsable de lo que se haga con tu cuenta. Si sospechas un uso no autorizado, cambia tu contraseña y avísanos.
• La vinculación a una unidad requiere la aprobación de la administración, que puede retirarla, por ejemplo, cuando dejas de vivir en el conjunto.
• Puedes eliminar tu cuenta en cualquier momento desde Perfil → Eliminar cuenta, como se explica en la página de eliminación.

5. Uso permitido y prohibido

Usa la plataforma solo para fines lícitos relacionados con la vida del conjunto y según tu rol. Está prohibido:

• suplantar a otra persona o acceder a información o unidades que no te corresponden;
• publicar contenido ilícito, ofensivo, discriminatorio, amenazante o que vulnere la intimidad, el buen nombre o los derechos de otros;
• difundir fuera de la plataforma datos personales de vecinos, visitantes o trabajadores obtenidos en ella;
• hacer llamadas o alertas SOS falsas o molestas;
• enviar publicidad no solicitada o cadenas;
• intentar vulnerar la seguridad, descompilar, extraer datos de forma masiva o automatizada, o sobrecargar la plataforma;
• usar la plataforma para actividades contrarias a la ley o al reglamento de propiedad horizontal.

6. Citofonía, videollamadas y botón SOS

• Las llamadas funcionan por internet. Que timbren depende de la conexión, de los permisos que des a la app (notificaciones, micrófono, pantalla completa, batería sin restricciones) y del sistema operativo y fabricante de tu teléfono. HSMART trabaja para que el timbre llegue siempre, pero no garantiza que todas las llamadas se reciban.
• Mantén la app actualizada y concede los permisos que te pide. Las versiones antiguas pueden dejar de recibir llamadas.
• Las llamadas y videollamadas no se graban.
• El botón SOS avisa a la portería y a la administración de tu conjunto. No se comunica con la Policía, bomberos ni servicios médicos. En una emergencia llama al 123.
• Kovive360 no reemplaza la vigilancia, los sistemas de seguridad ni los citófonos físicos que la copropiedad decida mantener.

7. Recibos y pagos

Los recibos, cuotas, intereses y saldos los define y emite la copropiedad. HSMART no recauda ni custodia dinero de las copropiedades. Los pagos en línea se hacen en plataformas de terceros, bajo sus propias condiciones. Que subas un comprobante a la app no significa que el pago quedó aplicado: la administración lo verifica. Las diferencias sobre valores o pagos se resuelven con la administración.

8. Asambleas y votaciones

Kovive360 ofrece herramientas para registrar asistencia, poderes, quórum y votos. La convocatoria, la verificación de la calidad de propietario, el quórum y la validez de las decisiones son responsabilidad de la copropiedad, conforme a la Ley 675 de 2001 y a su reglamento.

9. Kovi, el asistente de inteligencia artificial

Kovi responde preguntas, prepara borradores y resume información con inteligencia artificial. Sus respuestas son orientativas, pueden contener errores y no son asesoría legal, contable ni financiera. Las acciones que propone solo se ejecutan si las confirmas. Revisa la información antes de tomar decisiones basadas en ella.

10. Contenido de los usuarios

Eres responsable del contenido que publicas: anuncios, PQR, mensajes, fotos y documentos. Sigues siendo su titular. Nos das una licencia limitada, gratuita y no exclusiva para alojarlo, procesarlo y mostrarlo a quienes deben verlo dentro de la plataforma, solo para prestar el servicio.

La administración puede moderar el contenido de su conjunto. HSMART puede retirar contenido ilícito o contrario a estos términos cuando lo conozca.

11. Datos de otras personas

Si registras datos de otras personas (ocupantes de tu unidad, visitantes, trabajadores, contactos), declaras que tienes su autorización o una base legal para hacerlo, y que les informaste para qué se usarán. Si son menores de edad, declaras que eres su representante legal o que cuentas con su autorización. Registra solo los datos necesarios.

12. Propiedad intelectual

La plataforma, su software, diseños, marcas y contenidos propios pertenecen a HSMART S.A.S. o a sus licenciantes. Te damos una licencia personal, limitada, revocable, no exclusiva e intransferible para usar la app mientras tengas una cuenta activa. No adquieres ningún otro derecho. Las sugerencias que nos envíes podemos usarlas para mejorar el servicio.

13. Datos personales

El tratamiento de tus datos se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales, que forma parte de estos términos.

14. Disponibilidad y actualizaciones

Procuramos que la plataforma esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de terceros (internet, energía, proveedores de nube, tiendas de aplicaciones) o fuerza mayor. Podemos actualizar, mejorar o retirar funciones. Cuando un cambio afecte de forma importante tu uso, lo avisaremos con anticipación razonable.

15. Precio

Por regla general, el servicio lo paga el Cliente que lo contrata. Para los residentes y demás usuarios del conjunto la app no tiene costo. Si en el futuro ofrecemos funciones pagas directamente a los usuarios, informaremos el precio y las condiciones antes de cualquier cobro, y solo se cobrarán si las aceptas.

16. Suspensión y terminación

• Puedes dejar de usar la plataforma y eliminar tu cuenta cuando quieras.
• Podemos suspender o cerrar una cuenta que incumpla estos términos o la ley, ponga en riesgo la seguridad o sea usada para suplantar a otros. Cuando sea posible, avisaremos antes.
• Si el Cliente termina su contrato o la administración te desvincula, perderás el acceso a la información de ese conjunto. Tu cuenta seguirá existiendo para otros conjuntos o hasta que la elimines.

17. Responsabilidad

HSMART responde por prestar el servicio con diligencia profesional. En la medida en que lo permita la ley, no responde por:

• las decisiones de la copropiedad o de su administración, ni por la información que ellas registran;
• el contenido que publican los usuarios;
• fallas de tu conexión, tu teléfono, sus permisos o su sistema operativo;
• servicios de terceros, como las plataformas de pago;
• el uso de tu cuenta por personas a quienes diste tu contraseña.

Nada en estos términos limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos que te reconoce como consumidor la Ley 1480 de 2011.

18. Cambios a estos términos

Podemos modificar estos términos. Publicaremos la nueva versión con su fecha. Si el cambio es importante, te lo avisaremos en la app o por correo y te pediremos aceptarlo para seguir usando la plataforma.

19. Ley aplicable, reclamos y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Si tienes una queja o reclamo sobre el servicio, escríbenos a info@kovive360.com. Te responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Los asuntos de datos personales se atienden en privacidad@kovive360.com, según la política. Si no quedas satisfecho, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces competentes de Colombia.