Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde el 8 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

El área encargada de atender consultas y reclamos sobre datos personales es el equipo de Protección de Datos de HSMART S.A.S., en el correo indicado.

2. Marco legal y alcance

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a los datos personales que se tratan en:

• la aplicación Kovive360 para Android y iOS y su versión web (app.kovive360.com);
• el sitio web www.kovive360.com y sus formularios;
• los canales de soporte, comerciales y de facturación de HSMART S.A.S.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Cliente: la copropiedad, administración, inmobiliaria, empresa de supervisión o persona que contrata Kovive360 con HSMART S.A.S.

4. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

4.1. HSMART S.A.S. como responsable

Decidimos sobre estos datos:

• los de tu cuenta en Kovive360: nombre, correo, celular, foto, credenciales y dispositivos;
• los datos técnicos y de uso que se generan al usar la plataforma;
• los de personas que piden información, cotizaciones o demostraciones, y los de representantes y contactos de nuestros clientes y proveedores;
• los que nos das al pedir soporte.

4.2. HSMART S.A.S. como encargado del Cliente

Cada Cliente decide qué información registra en Kovive360 y para qué la usa, en la administración de su copropiedad o negocio. Frente a esos datos el Cliente es el responsable y HSMART S.A.S. es su encargado. Los trata solo para prestar el servicio, según el contrato y las instrucciones del Cliente. Esto incluye:

• el censo de unidades, propietarios, residentes, arrendatarios y ocupantes;
• los registros de visitantes, paquetería, reservas, PQR, solicitudes, anuncios y comunicaciones del conjunto;
• recibos, cuotas, cartera, abonos y comprobantes de pago;
• asambleas, votaciones, poderes y actas;
• trabajadores, contratistas y proveedores del conjunto, con sus documentos de SG-SST.

El Cliente debe tener su propia política de tratamiento y obtener las autorizaciones que exige la ley. Si nos llega una solicitud sobre datos que el Cliente controla, la trasladamos a su administración en máximo dos (2) días hábiles, te lo informamos y la apoyamos para que responda.

5. Datos que tratamos

6. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

Datos sensibles. Kovive360 no pide datos sensibles como condición para usar el servicio, y no estás obligado a darlos. No hacemos reconocimiento facial ni identificación biométrica. Las fotografías de visitantes y paquetes se usan solo como registro de portería. Te pedimos no escribir información de salud u otros datos sensibles en PQR, chats o anuncios. Si decides hacerlo, la tratamos únicamente para atender tu solicitud.

Menores de edad. Las cuentas de Kovive360 son para mayores de 18 años. Un menor solo aparece cuando su madre, padre o representante legal lo registra como ocupante de la unidad. Quien lo registra declara tener esa calidad y autoriza el tratamiento. Esos datos se tratan respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, solo para control de acceso y convivencia en la copropiedad.

7. Finalidades

7.1. Como responsable

1. Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad y permitirte iniciar sesión y recuperar la contraseña.
2. Vincularte con las unidades y conjuntos donde tienes un rol, previa aprobación de la administración.
3. Prestar las funciones de la plataforma: notificaciones, citofonía y videollamadas, chats, reservas, PQR, recibos y demás módulos que active tu conjunto.
4. Darte soporte y responder tus solicitudes.
5. Proteger la plataforma: prevenir fraude, accesos indebidos y abuso, investigar incidentes y llevar registros de seguridad.
6. Medir y mejorar el funcionamiento del servicio (por ejemplo, la entrega del timbre de las llamadas) con datos técnicos y estadísticas, en lo posible agregadas o seudonimizadas.
7. Enviarte avisos sobre el servicio: cambios en estos documentos, seguridad, mantenimientos y novedades que afecten tu uso.
8. Atender a quienes piden información comercial: contactarlos por teléfono, WhatsApp o correo para enviar la cotización y agendar la demostración, y medir la efectividad de nuestras campañas cuando el visitante aceptó las cookies.
9. Gestionar la relación con clientes y proveedores de HSMART S.A.S.: contratación, facturación, cobro y obligaciones contables y tributarias.
10. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Solo te enviaremos publicidad de productos o servicios ajenos a la prestación del servicio si nos das una autorización específica para ello, que podrás revocar en cualquier momento. Los contactos comerciales se hacen en los horarios y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023.

7.2. Como encargado del Cliente

Tratamos los datos que el Cliente registra para las finalidades que él define en la administración de la copropiedad o de su negocio. Entre ellas: control de acceso y seguridad, comunicación con residentes, gestión de cartera y recibos, reservas de zonas comunes, asambleas y votaciones, atención de PQR, mantenimiento, gestión de proveedores y SG-SST, y cumplimiento de la Ley 675 de 2001 y del reglamento de propiedad horizontal.

No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su propio mercadeo y no tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

8. Inteligencia artificial (Kovi)

Kovi es un asistente que responde preguntas sobre el uso de la plataforma, prepara borradores (por ejemplo, de una zona común o de un anuncio) y resume información para la administración, como los PQR de un período. Para hacerlo, el texto de tu pregunta y la información necesaria para responderla, por ejemplo el estado de tus propios recibos, se procesan con modelos de inteligencia artificial de Google (Gemini) a través de su servicio para empresas.

• Kovi solo consulta la información a la que tu rol ya tiene acceso.
• Sus respuestas son orientativas. Las acciones que propone requieren tu confirmación.
• No usamos tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial, y el servicio contratado con Google no utiliza ese contenido para entrenar sus modelos.
• Las conversaciones se guardan para mostrarte el historial y mejorar la base de conocimiento. Las calificaciones (👍/👎) y las preguntas sin respuesta se revisan para corregir errores.

9. Con quién compartimos datos

Dentro de tu conjunto. Según los permisos que configure la administración, otras personas del conjunto ven parte de tu información. Por ejemplo, la portería ve el nombre y la unidad de los residentes para anunciar visitas y paquetes, y la administración ve los datos de las unidades, la cartera y los PQR.

Proveedores tecnológicos que actúan como encargados. Solo reciben los datos necesarios para su función y están obligados a protegerlos:

Plataformas de pago. Cuando pagas en línea, lo haces directamente en la plataforma del tercero que elige tu conjunto, bajo sus propios términos y política de privacidad.

Autoridades. Entregamos información cuando una autoridad competente lo ordena conforme a la ley.

Operaciones societarias. Si HSMART S.A.S. se fusiona o cede el negocio de Kovive360, los datos pasarán al sucesor, que deberá respetar esta política.

10. Transferencias y transmisiones internacionales

Los servidores de Kovive360 están en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Los proveedores que reciben datos fuera de Colombia lo hacen como encargados, bajo contratos que los obligan a tratarlos solo para prestar su servicio y con medidas de seguridad. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión internacional.

11. Tus derechos

Como titular tienes derecho a:

1. conocer, actualizar y rectificar tus datos personales;
2. pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige;
3. ser informado del uso que se ha dado a tus datos;
4. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros;
5. revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
6. acceder gratis a tus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien represente a un menor de edad.

12. Cómo ejercer tus derechos

Canales: el correo privacidad@kovive360.com, o la opción Perfil → Eliminar cuenta de la app para la supresión de la cuenta.

Incluye en tu solicitud: nombre completo, documento de identidad, correo con el que usas Kovive360, qué solicitas y los documentos que la respalden. Si actúas por otra persona, adjunta el documento que acredite tu calidad. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

Consultas

Respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te diremos por qué y te responderemos en máximo cinco (5) días hábiles más.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento)

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta en los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.
• En máximo dos (2) días hábiles marcaremos el dato con la leyenda «reclamo en trámite».
• Respondemos en máximo quince (15) días hábiles desde que el reclamo esté completo. Si no es posible, te diremos por qué y te responderemos en máximo ocho (8) días hábiles más.

La supresión o revocatoria no procede cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Ocurre, por ejemplo, con los registros que la copropiedad debe conservar por ley.

13. Eliminación de la cuenta

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta desde Perfil → Eliminar cuenta en la app o en app.kovive360.com. También puedes escribir a privacidad@kovive360.com desde el correo de tu cuenta.

• La eliminación se ejecuta 15 días calendario después de la solicitud. Mientras tanto puedes cancelarla iniciando sesión. Te confirmaremos por correo la solicitud y su ejecución.
• Se eliminan: la cuenta de acceso, el perfil (nombre, celular, foto), los dispositivos registrados para notificaciones y citofonía y tus preferencias.
• Se conservan, bajo el control de la copropiedad que es responsable de ellos, los registros que pertenecen a la vida del conjunto. Por ejemplo: el censo de la unidad, los recibos y la cartera, los PQR, los registros de visitas, los votos y las actas. Su supresión debes pedirla a la administración, que decidirá conforme a sus deberes legales.
• Guardamos una constancia mínima de la solicitud y de su ejecución (correo seudonimizado y fechas) para demostrar que cumplimos.
• Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo ordinario de rotación.

Más detalles en www.kovive360.com/eliminar-cuenta.

14. Conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas y para cumplir deberes legales, contractuales o de defensa jurídica:

• Cuenta y perfil: mientras la cuenta esté activa, hasta su eliminación.
• Datos del Cliente: durante el contrato con el Cliente y, al terminar, durante el plazo de exportación pactado (30 días calendario si no se pactó otro). Después se suprimen o anonimizan, salvo deber legal de conservarlos.
• Comprobantes de pago: hasta 400 días desde que se cargan.
• Registros técnicos de llamadas y diagnósticos: el tiempo necesario para diagnosticar y mejorar el servicio, sin exceder 24 meses.
• Prueba de autorizaciones y de solicitudes de titulares: mientras exista la relación y hasta por cinco años después, para demostrar el cumplimiento.
• Contactos comerciales: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que se conviertan en clientes o pidan antes la supresión.
• Información contable y de facturación de HSMART S.A.S.: diez (10) años, como exige la ley comercial.

15. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• cifrado en tránsito (TLS) y en reposo en la infraestructura de Google Cloud;
• control de acceso por conjunto, rol y permisos, con reglas de seguridad en la base de datos;
• credenciales temporales para la citofonía y límites de uso contra abuso;
• registros de eventos y copias de respaldo.

Ningún sistema es invulnerable. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y lo informaremos a los Clientes y a los titulares afectados, conforme a la ley. Tú también ayudas a proteger tu cuenta: no compartas tu contraseña ni tu cuenta con otras personas.

16. Cookies y analítica

Sitio web. www.kovive360.com usa almacenamiento técnico necesario para funcionar y recordar tu elección de cookies. Las herramientas de analítica y publicidad (Google Analytics, Google Ads y el píxel de Meta) se cargan solo si haces clic en «Aceptar» en el aviso de cookies. Puedes cambiar tu elección en cualquier momento desde el enlace «Cookies» al pie de la página.

App. La app usa Firebase Analytics para entender qué funciones se usan y detectar fallas. No muestra publicidad ni comparte esos datos con redes publicitarias.

17. Autorización

Al marcar la casilla de aceptación al crear tu cuenta, o al aceptar una nueva versión de esta política, nos das una autorización previa, expresa e informada para tratar tus datos según esta política. Guardamos la prueba: fecha, versión aceptada, medio (app o web) y dirección IP desde la que aceptaste. En el formulario del sitio web, la autorización se da al marcar la casilla correspondiente antes de enviarlo.

Cuando registras datos de otras personas (ocupantes, visitantes, trabajadores, contactos), declaras que cuentas con su autorización o con una base legal para hacerlo, y que les informaste para qué se usarán.

18. Cambios y vigencia

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial (por ejemplo, una nueva finalidad o un cambio en la identidad del responsable), te lo informaremos por la app o por correo antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, te pediremos una nueva autorización.

Esta política rige desde el 8 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras HSMART S.A.S. preste el servicio y mientras subsistan las finalidades descritas.